Werken bij

Office Manager

‘Een jonge generatie die gezond en gelukkig kan opgroeien, is een sterk fundament voor de samenleving van morgen.’ Aldus de Koning tijdens de troonrede afgelopen september. Een missie, waar JOGG zich sinds 2010 hard voor inzet.    

Wij willen de maatschappij zo gezond maken dat ziekten als overgewicht en obesitas geen kans meer maken. Daarom bouwen we met een breed lokaal en landelijk netwerk aan een gezondere leefomgeving voor de jeugd. We werken met zo’n 60 gedreven collega’s aan het realiseren van onze gezonde ambitie door het implementeren van een onderbouwde JOGG-methodiek in gemeenten.    

Wil jij bijdragen aan deze ambitie als en je ontwikkelen tot een allround Office Manager in een dynamische omgeving? Kom dan ons team versterken als Office Manager!

Plaats in de organisatie

Als Office Manager ben je onderdeel van team Bedrijfsvoering dat met 6 collega’s zorgdraagt voor HR, Finance en Office Management (ICT, Facilitair en Ondersteuning). Het team Bedrijfsvoering staat onder leiding van de Manager Bedrijfsvoering en werkt nauw samen met andere teams binnen JOGG.

Wat ga je doen?

Binnen Bedrijfsvoering kom je te werken in het zelfstandig opererende Office Managent Team van JOGG, een hecht team van 3 collega’s. Samen vormen jullie het kloppend hart én visitekaartje van de organisatie. Het Office Management Team ondersteunt niet alleen de directeur-bestuurder, het managementteam (MT) en alle programma’s van de organisatie, maar is ook verantwoordelijk voor ICT en facilitaire zaken en een aantal operationele werkzaamheden voor HR en Finance. En dat alles met oog voor kwaliteit, daadkracht en plezier! Voor deze functie zoeken we iemand met interesse in (eenvoudige) ICT en financiële administratie.

Geen dag is hetzelfde. Van complex agendabeheer schakel je moeiteloos door naar de planning en organisatie van de trainingen voor ons werknet. Tussendoor beantwoord je een vraag van een collega. Ook regel je alle facilitaire zaken voor de eerste werkdag van een nieuwe medewerker. Je helpt collega’s met vragen over Teams, SharePoint en CRM of zet de meer complexe ICT-vragen uit bij de externe ICT-helpdesk. Op andere dagen werk je bijvoorbeeld mee aan de organisatie van een bijeenkomst met externe partners, stel je een overeenkomst op of zorg je voor de distributie en beheer van promotiematerialen naast de algemene secretariële werkzaamheden zoals het afhandelen van mail- en telefoonverkeer. Regelmatig bied je administratieve ondersteuning aan Finance en HR en werk je nauw samen met de Manager Bedrijfsvoering aan de uitvoering van een actueel ICT-beleid. Samen met je team zorg je voor een gezellig en gastvrij kantoor, bestel je keuken- en kantoorbenodigdheden en lunches, maar draag je als BHV-er ook bij aan de veiligheid van alle collega’s. Je werkt zelfstandig aan je eigen takenpakket dat in overleg wordt samengesteld, maar je kan ook je collega(‘s) vervangen als dat nodig is.

Deze functie is echt iets voor jou want jij bent:

Een positieve en daadkrachtige collega die soepel schakelt tussen verschillende activiteiten en in de hectiek van de dag het overzicht behoudt en prioriteiten stelt. Je ondersteunt en ontzorgt door proactief te zijn en vooruit te denken, initiatieven te nemen en eigenaarschap te dragen over jouw takenpakket. Je denkt in mogelijkheden, maar weet ook je grenzen aan te geven. Je werkt zelfstandig maar altijd in afstemming met je team en als flexibele collega spring je bij waar nodig. Je vindt het leuk om eenvoudige ICT-oplossingen te bedenken, hebt oog voor security- en privacy-issues en bent een goede sparringpartner voor de externe ICT-leverancier en de Manager Bedrijfsvoering.

Dit breng je mee: 

  • Enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie in een complexe omgeving

  • MBO+/HBO werk- en denkniveau

  • Goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal

  • Aantoonbare affiniteit en kennis van ICT, met name Office 365-pakket (CRM Dynamics, Teams en SharePoint) en eenvoudige hardware (laptop en TV-schermen/hybride vergaderen)

  • Affiniteit met cijfers, kennis en ervaring met basisboekhouding is een pré, net als interesse en kennis van AVG en Privacy beleid

  • Affiniteit met de missie van JOGG (Gezonde Jeugd, Gezonde Toekomst)

Dit mag je van ons verwachten:  

  • Werken in een jonge organisatie in een dynamisch team dat zich inzet voor een prachtig doel; 

  • Een prettige werkomgeving met veel ruimte voor ondernemerschap, groei en ontwikkeling;

  • Een gezonde werkomgeving (vitaliteit op de werkvloer) is de normaalste zaak van de wereld: doe bijvoorbeeld mee met de interne tafeltennisladder of neem deel aan een activiteit van het vitaliteitsteam na werktijd;

  • Een dienstverband voor 32 – 40 uur per week, bij voorkeur aanwezig op vrijdag;

  • Een jaarcontract met de intentie te verlengen; 

  • Het salaris bedraagt afhankelijk van leeftijd en ervaring minimaal € 3.126,- en maximaal € 4.073,- bruto per maand bij een werkweek van 40 uur (salarisschaal F);

  • Overige passende arbeidsvoorwaarden, zoals 24 vakantiedagen en 6 ADV-dagen (op basis van 40 uur), leeftijdsafhankelijke dagen, een 13e maand, een pensioenregeling bij PFZW;

  • Je krijgt de beschikking over een laptop en een telefoon of een telefoonvergoeding;

  • Thuiswerken is beperkt mogelijk: zichtbaarheid en toegankelijkheid in deze functie belangrijk, dus je werkt hoofdzakelijk op ons kantoor in het centrum van Den Haag.

Nieuwsgierig?

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Maaike Othon Herazo, HR-adviseur (werkenbij@jogg.nl / 070 - 219 22 65). Jouw sollicitatie met motivatie en CV ontvangen we graag op werkenbij@jogg.nl o.v.v. vacature Office Manager.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Neem contact op met
Maaike Othon Herazo HR-adviseur